Politique de confidentialité

1. Introduction

Propevo (« nous », « notre » ou « nos ») est une société de gestion immobilière qui fournit des services de gestion immobilière essentiels aux propriétaires et à leurs représentants autorisés. Ces services sont soutenus par des systèmes numériques et des outils opérationnels qui permettent une communication, une coordination et une prestation de services efficaces.

Dans le cadre de la fourniture de services de gestion immobilière, Propevo traite des données personnelles relatives aux locataires, propriétaires, prestataires de services et autres personnes impliquées dans les opérations de gestion immobilière.

Cette politique de confidentialité explique comment et pourquoi Propevo traite les données personnelles, comment ces données sont protégées et quels droits les individus ont en relation avec leurs données personnelles. Elle est fournie conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.

Cette politique de confidentialité s'applique aux données personnelles traitées par Propevo en lien avec :

Les propriétaires et leurs représentants autorisés qui utilisent les services de Propevo.
Les locataires des biens gérés par Propevo.
Les prestataires de services et fournisseurs impliqués dans les opérations de gestion immobilière.
Les visiteurs du site web de Propevo et les utilisateurs des outils numériques de Propevo.

Cette politique de confidentialité est un avis informatif. Elle ne fait partie d'aucun contrat et ne nécessite pas d'acceptation pour s'appliquer.

2. Rôle de Propevo dans le traitement des données

Propevo traite les données personnelles dans différents rôles selon le contexte et la finalité du traitement. Dans certains cas, Propevo agit en tant que sous-traitant pour le compte des propriétaires. Dans d'autres cas, Propevo agit en tant que responsable de traitement indépendant.

Propevo en tant que sous-traitant (données relatives aux locataires)

Pour la plupart des données personnelles relatives aux locataires et à leur bail, Propevo agit en tant que sous-traitant pour le compte du propriétaire concerné. Dans ce contexte, le propriétaire détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles relatives au bail, et Propevo traite ces données uniquement pour mener des activités de gestion immobilière pour le compte du propriétaire et conformément aux instructions du propriétaire et au droit applicable.

Le traitement lié aux locataires comprend généralement la gestion des communications, des demandes de maintenance et de la coordination opérationnelle courante nécessaire à la gestion d'un bien. Lorsque Propevo agit en tant que sous-traitant, le propriétaire reste le responsable de traitement principal et est responsable de fournir les informations de confidentialité aux locataires et de traiter les demandes relatives aux droits des personnes concernées. Propevo aide les propriétaires à remplir ces obligations lorsque cela est nécessaire.

Cette relation de sous-traitance couvre également le formulaire de candidature locative en ligne de Propevo, par lequel les candidats locataires soumettent leurs informations de candidature et de sélection afin que le propriétaire concerné les évalue. Une Notice de confidentialité pour les candidats à la location dédiée décrit ce traitement plus en détail.

Propevo en tant que responsable de traitement indépendant

Propevo agit en tant que responsable de traitement indépendant pour les données personnelles traitées à ses propres fins commerciales et opérationnelles. Cela inclut notamment :

La gestion des relations et communications avec les propriétaires et leurs représentants.
L'exploitation, la sécurisation et l'amélioration des plateformes et services numériques de Propevo.
La gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires de services.
Le traitement des données d'utilisation du site web et des analyses de service.
Le contact, avec leur consentement, des candidats locataires au sujet d'autres biens susceptibles de correspondre à leurs critères.
Le respect des obligations légales, comptables et réglementaires.

Dans ces cas, Propevo détermine les finalités et les moyens du traitement et est directement responsable du respect du droit applicable en matière de protection des données.

Utilisation de prestataires de services tiers

Propevo utilise des prestataires de services tiers sélectionnés pour soutenir certaines activités de traitement. Ces prestataires relèvent des catégories suivantes : services de messagerie assistée par IA et de modèles linguistiques, services d'intelligence documentaire et de reconnaissance optique de caractères, services de bases de données vectorielles et d'infrastructure de recherche, et services d'hébergement cloud et de bases de données. Tous ces prestataires agissent en tant que sous-traitants pour le compte de Propevo et sont contractuellement tenus de traiter les données personnelles uniquement conformément aux instructions de Propevo et au droit applicable en matière de protection des données. Une liste actuelle des sous-traitants est disponible sur demande en contactant contact@propevo.com.

3. Catégories de données personnelles que nous traitons

Propevo traite les données personnelles nécessaires à la fourniture des services de gestion immobilière et à l'exploitation de son activité. Les catégories de données personnelles traitées dépendent du rôle de l'individu et de son interaction avec Propevo.

Propriétaires et représentants des propriétaires

Propevo peut traiter :

Des informations d'identification et de contact (telles que nom, adresse email et numéro de téléphone).
Des informations professionnelles ou commerciales (telles que rôle, organisation et biens gérés).
Des informations relatives au compte et aux services (telles que configuration des services et communications de support).
Des informations de facturation et contractuelles relatives à la fourniture de services.

Locataires

Propevo peut traiter :

Des informations d'identification et de contact nécessaires à la communication.
Des informations relatives au bail (telles que l'adresse du bien loué et des informations contextuelles pertinentes pour la gestion du bail).
Des communications soumises dans le cadre des opérations de gestion immobilière (telles que demandes de maintenance ou demandes relatives aux services).
Des informations contextuelles limitées nécessaires pour comprendre et résoudre les problèmes opérationnels.

Propevo traite les données personnelles des locataires principalement pour le compte des propriétaires et n'utilise pas ces données à des fins sans rapport avec la gestion du bail.

Candidats à la location (locataires potentiels)

Lorsqu'une personne postule pour louer un bien géré par Propevo, Propevo peut traiter, pour le compte du propriétaire concerné :

Des informations d'identification et de contact, ainsi que le statut de séjour ou le type de permis.
Des informations sur l'emploi et le revenu pertinentes pour évaluer la candidature.
La composition du ménage.
Le bailleur ou la régie actuels.
Un extrait du registre des poursuites (Betreibungsauszug / extrait des poursuites) et, le cas échéant, d'autres documents justificatifs.
Les mêmes catégories d'informations pour un co-candidat et pour un garant, lorsque le candidat les fournit.

Ces informations servent à évaluer la candidature locative et à préparer un éventuel bail. Elles sont régies par la Notice de confidentialité pour les candidats à la location, qui détaille la relation de responsabilité avec le propriétaire, les destinataires, la conservation et les droits des candidats.

Prestataires de services et fournisseurs

Propevo peut traiter :

Des informations d'identification et de contact des contacts individuels ou représentants.
Des informations relatives aux services fournis, à la planification et à la coordination opérationnelle.
Des informations de facturation et de paiement le cas échéant.

Visiteurs du site web et utilisateurs des outils numériques

Propevo peut traiter :

Des informations techniques et d'utilisation (telles qu'adresse IP, informations sur l'appareil et journaux d'utilisation).
Des informations collectées via des cookies ou technologies similaires.
Des informations soumises via des formulaires de contact ou canaux similaires.

Propevo ne traite pas intentionnellement de catégories particulières de données personnelles dans le cadre de ses opérations standard de gestion immobilière ou de ses outils de messagerie. Cependant, la gestion immobilière et la sélection des locataires peuvent nécessiter le traitement de documents d'identité (tels que passeports ou permis de séjour), d'extraits de casier judiciaire ou du registre des poursuites, de documents de vérification financière et — uniquement lorsqu'un candidat choisit de les soumettre — de documents révélant des informations sensibles, comme le bénéfice de l'aide sociale. L'extrait du registre des poursuites est soumis via le formulaire de candidature en ligne sécurisé de Propevo et stocké au moyen de services d'hébergement cloud et de bases de données à accès contrôlé, dans le cadre d'accords de traitement de données. Les documents d'identité et tout document révélant des informations sensibles sont soumis uniquement par e-mail à contact@propevo.com, et non via le formulaire de candidature, et sont conservés dans la messagerie de Propevo. Dans tous les cas, l'accès est limité au personnel autorisé de Propevo sur la base du besoin d'en connaître, les documents ne sont partagés qu'avec le propriétaire concerné, et ils ne sont pas traités par des outils assistés par IA.

4. Finalités du traitement des données personnelles

Propevo ne traite les données personnelles que lorsque cela est nécessaire pour des finalités définies et légitimes liées à la gestion immobilière et à l'exploitation de ses services.

Ces finalités incluent :

La fourniture de services de gestion immobilière, y compris le traitement des communications des locataires et des demandes de maintenance.
La gestion des relations et communications avec les propriétaires et leurs représentants.
La coordination des services avec les fournisseurs et prestataires de services.
L'exploitation, la sécurisation et l'amélioration des systèmes et outils numériques de Propevo.
La gestion des obligations contractuelles, de facturation, comptables et d'archivage.
Le respect des exigences légales et réglementaires applicables.

Les données personnelles peuvent également être utilisées de manière limitée et proportionnée pour surveiller les performances des services et améliorer les processus opérationnels. Les données personnelles ne sont pas utilisées pour le développement de produits non liés, la publicité ou le profilage commercial.

5. Bases juridiques du traitement des données personnelles

Propevo ne traite les données personnelles que lorsqu'une base juridique valide existe en vertu du droit applicable en matière de protection des données.

Exécution d'un contrat (y compris les démarches précontractuelles)

Le traitement est effectué lorsque cela est nécessaire pour exécuter un contrat avec des propriétaires ou pour permettre l'exécution d'obligations liées au bail pour le compte des propriétaires. Cela inclut également l'évaluation des candidatures locatives et la préparation des baux, y compris les démarches effectuées à la demande d'un candidat avant la conclusion d'un contrat de bail.

Intérêts légitimes

Le traitement peut être effectué lorsque cela est nécessaire pour les intérêts légitimes de Propevo ou d'un propriétaire — y compris l'exploitation et l'amélioration des services, la garantie de la sécurité, la gestion des opérations et l'intérêt d'un propriétaire à sélectionner un locataire approprié — à condition que ces intérêts ne soient pas supplantés par les droits et libertés des individus.

Respect des obligations légales

Le traitement peut être requis pour se conformer aux obligations légales ou réglementaires, y compris les exigences comptables, fiscales et d'archivage.

Consentement (le cas échéant)

Le consentement n'est invoqué que dans des cas limités — comme pour les cookies non essentiels, pour contacter l'employeur ou le bailleur actuel d'un candidat à la location afin d'obtenir des références, et pour contacter les candidats au sujet d'autres biens susceptibles de correspondre à leurs critères. Lorsque le consentement constitue la base, il est facultatif et peut être retiré à tout moment.

6. Partage des données et destinataires

Propevo ne partage les données personnelles que lorsque cela est nécessaire pour fournir des services de gestion immobilière, exploiter son activité ou se conformer aux obligations légales. Les données personnelles ne sont ni vendues ni partagées à des fins commerciales non liées.

Les données personnelles peuvent être partagées avec :

Les propriétaires, en tant que responsables de traitement principaux pour les données relatives aux locataires et aux candidats à la location.
Les prestataires de services et sous-traitants soutenant les opérations de Propevo. Une liste actuelle des sous-traitants est disponible sur demande en contactant contact@propevo.com.
Les fournisseurs de messagerie assistée par IA et d'automatisation utilisés pour soutenir les communications opérationnelles.
Les prestataires de services et entrepreneurs impliqués dans les tâches de gestion immobilière.
Les autorités ou tiers lorsque la loi l'exige ou pour protéger les droits légaux de Propevo.

7. Transferts internationaux de données

Propevo traite les données personnelles principalement en Suisse. Dans certains cas, les données personnelles peuvent être transférées vers, stockées dans ou accessibles depuis des pays situés en dehors de la Suisse, y compris les États-Unis.

Lorsque de tels transferts ont lieu, Propevo met en œuvre une combinaison de garanties contractuelles, techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection essentiellement équivalent à celui requis par le droit suisse et européen en matière de protection des données. Ces garanties incluent :

Les clauses contractuelles types (UE 2021/914).
La vérification de la certification des fournisseurs dans le cadre du cadre de protection des données UE–États-Unis, Suisse–États-Unis et de l'extension britannique, le cas échéant.
Des accords de traitement de données contraignants avec les prestataires de services.
Des limitations strictes de minimisation des données et de portée.
Le chiffrement des données personnelles en transit et au repos.
Des contrôles d'accès basés sur les rôles et des principes de moindre privilège.
L'exclusion explicite des catégories sensibles de données personnelles du traitement dans des pays tiers.
Une évaluation et une atténuation documentées des risques, y compris une analyse d'impact sur la protection des données dédiée.

Le traitement dans des pays tiers est limité en portée, surveillé de manière continue et traité comme temporaire dans la mesure du possible.

8. Conservation des données

Propevo ne conserve les données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et pour se conformer aux obligations légales et réglementaires applicables.

Les durées de conservation sont déterminées en fonction de la nature des données, de la finalité du traitement et des exigences contractuelles ou légales applicables. Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de manière irréversible.

Lorsque Propevo agit en tant que sous-traitant, la conservation est régie par les instructions du propriétaire concerné et les dispositions contractuelles applicables.

Les données personnelles traitées dans le cadre d'une candidature locative ne sont conservées que le temps nécessaire pour évaluer la candidature et, lorsque le candidat devient le locataire, pour gérer le bail. Lorsqu'une candidature n'est pas retenue, les données personnelles conservées à ce titre — y compris tout document téléchargé par le candidat — sont supprimées dans un délai de 20 jours ouvrables suivant la décision ; les documents téléchargés sont en tout état de cause supprimés automatiquement de l'archive de Propevo dans un délai de 180 jours. Des précisions figurent dans la Notice de confidentialité pour les candidats à la location.

9. Droits des personnes concernées

Les personnes dont les données personnelles sont traitées par Propevo disposent de droits en vertu du droit applicable en matière de protection des données, y compris le droit d'accès, de rectification, de suppression, de limitation ou d'opposition au traitement de leurs données personnelles, ainsi que le droit à la portabilité des données le cas échéant.

Les demandes d'exercice de ces droits peuvent être soumises en utilisant les coordonnées fournies ci-dessous.

Lorsque Propevo agit en tant que responsable de traitement indépendant, Propevo répondra directement à ces demandes dans les délais requis par la loi.

Lorsque Propevo agit en tant que sous-traitant pour le compte d'un propriétaire, notamment en ce qui concerne les données personnelles des locataires, le propriétaire concerné reste le responsable de traitement principal et est responsable de répondre aux demandes relatives aux droits des personnes concernées. Propevo aide les propriétaires à remplir ces obligations lorsque cela est nécessaire.

Propevo peut prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité des personnes soumettant des demandes et peut refuser ou limiter les demandes lorsque la loi le permet.

10. IA et traitement automatisé

Propevo utilise des formes limitées d'outils assistés par IA pour soutenir les opérations de gestion immobilière, notamment pour aider au traitement, à l'acheminement et à la préparation des communications opérationnelles courantes.

Lorsque des outils assistés par IA sont utilisés, les données personnelles pertinentes peuvent être traitées par des prestataires de services tiers agissant pour le compte de Propevo en tant que sous-traitants. Ce traitement est effectué dans le cadre d'accords de traitement de données contraignants et est soumis à des garanties contractuelles, techniques et organisationnelles conformément au droit applicable en matière de protection des données.

Les outils assistés par IA peuvent être utilisés pour catégoriser les demandes, aider à la rédaction de réponses ou acheminer les communications vers l'équipe opérationnelle ou le prestataire de services approprié. Ces outils soutiennent la prise de décision humaine et ne fonctionnent pas comme systèmes d'enregistrement.

Propevo n'utilise pas de prise de décision automatisée, y compris le profilage, qui produit des effets juridiques ou des effets similairement significatifs sur les individus. Toutes les actions prises en réponse aux communications restent soumises à un examen et un contrôle humains.

Les données personnelles traitées par les outils assistés par IA sont limitées à ce qui est nécessaire pour les communications opérationnelles. Les documents d'identité (passeports, permis de séjour), les extraits de casier judiciaire ou du registre des poursuites, les documents de vérification financière et tout document révélant des informations sensibles sont explicitement exclus du traitement assisté par IA — qu'ils soient soumis par e-mail ou via le formulaire de candidature locative, ils ne sont connectés à aucun pipeline de traitement IA ou automatisé ; les documents révélant des informations sensibles ne sont acceptés que par e-mail. Les données personnelles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'apprentissage automatique généralisés.

11. Mesures de sécurité

Propevo met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée ou l'accès non autorisé, qu'ils soient accidentels ou illicites.

Ces mesures incluent notamment :

Des contrôles d'accès basés sur les rôles et des principes de moindre privilège.
Des mécanismes d'authentification et d'autorisation.
Le chiffrement des données personnelles en transit et, le cas échéant, au repos.
La surveillance et la journalisation de l'activité système.
Des obligations de confidentialité pour le personnel.
Des procédures de réponse aux incidents et de gestion des violations.

Lorsque les données personnelles sont traitées par des prestataires de services tiers, Propevo exige de ces prestataires qu'ils mettent en œuvre des mesures de sécurité comparables par le biais d'obligations contractuelles.

12. Cookies et analyses du site web

Propevo utilise des cookies et des technologies similaires sur son site web pour assurer les fonctionnalités de base et comprendre comment le site web est utilisé.

Des outils d'analyse peuvent être utilisés pour collecter des informations agrégées et statistiques sur l'utilisation du site web. Propevo n'utilise pas de cookies pour la publicité ciblée ou le profilage.

Lorsque le droit applicable l'exige, Propevo obtient le consentement pour les cookies non essentiels et fournit les informations et contrôles appropriés.

13. Coordonnées et réclamations

Les questions, demandes ou préoccupations concernant cette politique de confidentialité ou le traitement des données personnelles par Propevo peuvent être adressées à :

Email : contact@propevo.com

Les personnes qui estiment que leurs données personnelles ont été traitées en violation du droit applicable en matière de protection des données ont le droit de déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou, le cas échéant, auprès d'une autorité de contrôle compétente de l'UE.

14. Modifications de cette politique de confidentialité

Propevo peut mettre à jour cette politique de confidentialité de temps en temps pour refléter les changements dans ses activités de traitement, les exigences légales ou les pratiques opérationnelles. La version la plus récente s'appliquera toujours.